协同战“疫”丨如何高效处理远程办公中的“人与事”？
时间：2020-03-17发布：管理员
受疫情影响，很多企业开启了远程在家办公的模式，相对于在传统工作地点的聚集性办公，远程办公通过IM通讯、云会议、任务管理等移动办公类工具，实现了包括在家办公、异地办公等多场合的灵活工作方式。其实，远程办公不仅是特殊时期的特殊需要，更是考验企业平时的协同办公功底，比如很多企业总部和分公司之间、研发中心、生产中心都是异地办公，即使在总部，也存在诸如营销类岗位人员要经常外出拜访客户的情况，所以，基于办公的远程沟通和协作一直是企业最基础的需求，而这次疫情的出现更加速了它的发展，未来随着日益增长的以市场为核心、以资源为核心、以人才为核心而进行的业务布局，在线协同办公将成为常态，这也是致远互联基于协同理念发展的使命所在。远程办公看似一部电脑、一个手机在家就能解决的问题，实际上是一个以“人”为中心、以“事”为纽带，综合运用多种工具、满足多种办公场景需求的全新工作模式，包括人与人之间的无障碍沟通、围绕工作事务的密切协作、知识和资源的协同共享、远程打卡考勤及健康情况上报等，围绕这些需求场景，致远互联整合单一、碎片化的办公应用，向企业级组织提供专业、全面的协同办公解决方案。下面我们结合具体场景，带大家了解这份协同办公指南。远程办公最大的挑战是，分散的工作环境脱离了集中办公地点传统的、看似正常的工作秩序，这很大程度上会影响人与人之间的沟通协同效率。试想一下，平时在工位抬头就能跟领导、同事打招呼说个事，随时能召集团队成员开会讨论、头脑风暴。而远程情况下，每个人都孤立在自己的办公地点，不知道别人的工作时间、工作状态，如何即时展开沟通、获取信息成为首要难题。首先，致远互联协同运营平台为员工提供了获取公司新闻、重要信息的渠道，不管身处何地，个人信息空间都可以收到第一手的公司信息；但这还仅仅是单方向的信息接收，致远互联的IM通讯工具——致信则为团队搭建了一个双向即时沟通的平台，分散各地的团队成员可以通过部门群组、项目群组，以文字、语音、表情等形式随时展开沟通互动、讨论工作事项；进一步而言，如果觉得仅依靠声音、文字不足够沟通到位，还可以发起云视频会议，为团队成员带来面对面般更深入的沟通效果。围绕人与人、人与团队间的沟通需求，致远互联提供了覆盖企业全员全域的实时通信、视频会议、门户公告等信息沟通平台，让企业以“人”中心，实现团队内部、跨团队的高效、透明、便捷沟通和信息共享。除此之外，在满足以上基本的沟通需求外，致远互联还注重IM沟通平台与业务的融合，让员工之间可以基于工作任务进行更有针对性的沟通。例如某研发团队，开发经理可以向成员发起开发任务督查、催办等协同工作，就研发问题展开讨论、提供支持，同时将研发项目相关资料文档共享在群文件中，让信息获取和沟通过程更聚焦、更高效。如果说“沟通”是围绕“人”展开的，是为了解决人与人、人与组织之间的沟通效率问题；那么“协作”可以看做是围绕“事”展开的，是为了解决团队成员间就工作目标、工作任务的协作效率问题。比如，针对某个工程项目，需要考虑项目计划、任务排期、人员分配、每日进度等，这个过程中涉及方方面面的统筹和协调，尤其是在远程情况下，如何就工作任务快速安排落地、调整节奏、督办执行、提升协作效率成为重点要解决的问题。
致远互联首先通过工作计划管理建立了人与人远程协作的基础，是团队成员、上下级之间就工作任务的有效沟通协作手段。工作计划管理可以帮助企业将部门级工作目标进行分解、将工作计划转为工作任务，按月、周、日进行任务细分和排期并分配到团队成员，团队成员基于自己的任务看板，对自己的待办工作、已办工作一目了然；此外，致远互联还基于协同与业务相融合的理念，将协同流程与任务执行自动衔接，及时践行流程审批结果，比如，市场经理就新季度的市场推广计划提交领导审批，市场总监审批通过后，可以自动触发市场推广立项会议并建立相关联的工作任务，由此，团队人员可以快速展开工作、执行落地。另外，自由协同也是远程办公中进行任务协作的一种高效方式，员工能够以自由协同为载体进行工作汇报、问题咨询、信息发布等，打破了多层级组织结构造成的协作障碍，同时通过对协同的分类收藏也有利于组织文化和知识的积淀。
从组织层面来看，“协作”本质上超越了单个自然人的范畴而带有组织和业务“属性”，基于某工作事项的协作，更多意味着实现团队内甚至跨组织、跨团队成员就信息、任务、资源等的全面协同，这种交叉性的业务协作模式就依赖于信息化灵活建构的组织形态。比如，某集团子公司销售经理就某个直销项目进行汇报时，需要直属部门领导、项目负责人、总部直销业务总监同时参与，致远互联多维动态的组织管理模型，让这种复杂模式下的任务协作成为了可能，来自不同业务线、行政线或动态团队的成员可以汇聚到一处，围绕核心工作展开快速的信息沟通、任务分配、资源协同和执行落地。疫情期间，远程在家办公的人员失去了与同事、客户当面沟通的机会，但同时也可以利用更安静的环境加强学习，以更多的知识储备来提升自己的专业能力，对部门团队和企业整体而言，也是修炼内功、蓄势待发的好时机。这种知识共享、全员学习的局面，本身也是企业知识资源层面上的在线化协同。
致远互联的知识广场、文档中心为企业员工提供了这种内部资源共享的平台，基于详细归类的各种业务类、技能类、工具类等丰富知识资源，我们可以根据自己的需求下载到本地或收藏到个人知识中心；另外，假如你是一名新人或某个业务领域的小白，完全不明白从何下手，可以借助知识地图的指引来开展工作。知识地图汇聚了诸如新人入职类、营销方案类、制度管理类等版块内容，采用全面、系统的地图展现方式，让你更轻松的开启学习之旅。通过企业的知识广场我们还可以看到哪种知识是学习热点、哪位同事共享知识最多，以及针对某条知识的阅读、评价、讨论动态。这种知识中心，犹如打造了企业社区等的资源交流平台，员工在此共享、收藏、点赞和互动，不仅提升了个人能力，更让企业形成了一种共享性的学习文化和积极氛围。
远程办公不能忽略的问题是：员工分散各地如何保证正常的工作秩序？如何贯彻积极向上的团队氛围、保持集中性办公时的那种团队凝聚力？尤其在疫情期间，员工目前身体健康状况如何？所在社区位置是否有疫情风险？......作为管理者而言，这些都是在突发性危机面前，关乎整个团队、关乎企业经营管理能否正常有序进行的关键。员工远程位置签到、健康信息上报等数据信息的采集，不仅让企业建立了疫情下的工作秩序，更通过这种在线方式将员工凝聚在一起、共抗时艰。目前，通过致远互联协同运营平台移动前端，我们可以轻松实现在线远程打卡，比如：根据管理员的考勤设置，每天9:00员工会收到签到提醒消息，通过外勤打卡，系统会记录每次的签到时间、签到地图，并且还可以通过对办公环境拍照、加盖时间和地点水印，做到真上工、实到岗；全员可见的早到榜，将员工签到信息汇聚在一处，在疫情期间营造了积极向上的工作氛围，提升了团队凝聚力和战斗力。除了签到数据采集之外，围绕疫情期间的防疫上报、健康管理需求，致远互联基于组织级大数据采集平台Formtalk快速搭建了防疫上报管理应用，它实现了从员工个人、部门团队到分子机构、伙伴客户的多级数据采集上报，在分层审核基础上形成多级全面的健康数据汇总。尤其对政府等事业单位而言，辖区内企业组织、社区单位数量众多，涉及到的人员更是数十万、百万之众，基于致远互联的防疫上报系统，政府能够快速实现跨组织的人员信息、健康数据、所在位置等的快速连接和协同，有效解决辖区内的疫情防控需求。目前已在国家会计学院、中国进出口银行、南孚电池等全国众多企事业单位组织中应用，尤其是北京市海淀区政府，已经基于该防疫上报平台帮助下属25万家企事业单位采集掌握返京人员的健康数据信息。
以上我们围绕疫情期间企业的实际情况，介绍了远程在线办公的几个核心场景及其方案，解决了企业人员分散远程情况下方方面面的协同办公需求，但无论是怎样的场景需求，都离不开围绕“人和事”的沟通协作，目的都是为了提升协同办公效率。
同时，从以上场景中我们也看到，企业对信息沟通、任务协作，以及知识、资源的共享协同需求实际上是捆绑在一起的，任何沟通都是为了推动工作任务的开展，工作任务的协作也必然离不开沟通，也就是“业务沟通化、沟通业务化”，这其中同时伴随着各种资源的协同共享。所以，整合碎片化的场景应用，为企业提供全面、专业的一站式的服务，才能实现全程全域的高效协同，而这正是致远互联协同运营平台的优势所在。这次疫情让更多企业看到了在线化协同办公的重要性，同时我们也认识到，远程办公方式本身有其不利于团队沟通协作的缺陷，但同时也有不可替代的优势，比如更加安静的环境有利于个人效率的提高、节约了大量的通勤时间、更灵活自主的工作安排等。当今时代，随着越来越分散的人财物资源、越来越密切的跨组织跨领域合作，组织内外的信息沟通和协同必将需要新一代的信息化工具来承载，移动化、在线化的办公协同无疑会成为企业组织中最普遍的工作方式。
武汉科情作为致远灯塔合作伙伴,在建筑行业有着独特优势，本着“以客户为中心，为客户提供有价值的服务”的经营理念，将继续携手致远互联，打造协同大生态，推动企业数智化转型升级。
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